· GRAGO 운영팀
30여 개국에서 모인 300명 이상의 대표단이 같은 주에 입국하는 국제 학술 컨퍼런스. GRAGO는 단체 항공·숙박 블록부터 VIP 기조연설자 의전까지 단일 운영 라인으로 설계했습니다.
한 국제 학술 컨퍼런스 주최 측이 5일 일정의 행사를 앞두고 GRAGO에 연락했습니다. 30여 개국에서 300명 이상의 대표단이 참석하며, 그중에는 기조연설을 맡은 노벨상 수상자급 인사와 정부 자문위원 등 별도 의전이 필요한 VIP가 포함되어 있었습니다.
주최 측의 브리프는 명확했습니다. "참가자가 비행기에서 내리는 순간부터 폐회식까지, 행사 본질에만 집중할 수 있도록 모든 이동과 체류의 마찰을 없애 달라."
단체 의전의 난도는 규모보다 동시성에 있었습니다.
GRAGO는 행사를 하나의 통합 운영 라인으로 묶고, 트랙을 분리해 동시에 굴렸습니다.
분산된 항공편을 권역별로 묶어 그룹 항공 블록으로 재편성하고, 인근 호텔 3곳에 룸 블록을 확보했습니다. 국가·세션·직급을 교차한 룸잉 리스트(rooming list)로 객실을 사전 배정해, 체크인 시 키만 전달하면 되도록 했습니다.
4개 공항 각각에 GRAGO 도착 데스크를 상시 운영했습니다. 다국어 스태프가 항공편 단위로 대표단을 영접하고, 그 자리에서 현장 등록과 명찰 배부를 동시에 처리해 호텔 도착 시점에는 이미 등록이 완료되도록 설계했습니다.
도착·세션·만찬 일정을 시간대별로 분해해 셔틀 운행표를 만들었습니다. 실시간 디스패치 관제실이 항공편 지연을 추적하며 차량을 동적으로 재배치해, 빈 차 운행과 대기 줄을 동시에 줄였습니다.
기조연설자와 주요 VIP는 별도 의전 트랙으로 분리했습니다. 전용 영접, 의전 차량, 백오피스 동선을 사전 합의해 일반 대표단과 동선이 교차하지 않도록 했습니다.
"300명이 같은 주에 들어오는데도 데스크 앞에 줄이 거의 없었습니다. 우리는 행사 내용에만 집중할 수 있었고, 이동은 보이지 않는 곳에서 알아서 돌아갔습니다." — 컨퍼런스 사무국 책임자
단체 의전의 성패는 화려함이 아니라, 300명이 한 사람처럼 느끼는 정밀함에 있습니다. GRAGO는 그 정밀함을 운영의 기본값으로 둡니다.